Domein Secretaresse Samenleving – Gemeente Zoetermeer
- Organisatie: Gemeente Zoetermeer
- Locatie: Zoetermeer
- Uren: 36 uur per week
- Looptijd: 9 maanden
- Tarief: op aanvraag
- Start: zo spoedig mogelijk
- Sluitingsdatum: 2026-10-19T10:00:00Z
- Soort opdracht: Detachering
Bij Gemeente Zoetermeer houd jij het domein Samenleving draaiend. Als domeinsecretaresse ondersteun je meerdere leidinggevenden tegelijk in een politiek-bestuurlijke omgeving waar veel tegelijk speelt. Jij zorgt dat overleggen goed voorbereid zijn, stukken op tijd klaarliggen en afspraken niet uit beeld raken. Dit is geen opdracht waarin je alleen agenda's beheert. Je beheert de centrale werkvoorraad van het secretariaat, prioriteert zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken en bewaakt bestuurlijke processen in systemen als iBabs. Jouw overzicht bepaalt of het domein soepel loopt. Standplaats: Zoetermeer.
Taken
- Je bereidt overleggen voor: agenda's, vergaderstukken, notulen en opvolging van acties en termijnen.
- Je ondersteunt gelijktijdig meerdere leidinggevenden binnen het domein Samenleving.
- Je beheert de centrale werkvoorraad van het secretariaat en prioriteert zelfstandig reguliere en spoedverzoeken.
- Je zet verzoeken uit en bewaakt de opvolging, zodat niets blijft liggen.
- Je bewaakt administratieve en bestuurlijke processen in digitale systemen zoals iBabs.
- Je werkt dagelijks met Microsoft 365: Outlook, Word en Teams.
Profiel
- Jij houdt overzicht over meerdere werkzaamheden tegelijk en bewaakt afspraken, acties en deadlines moeiteloos.
- Je schat snel in wat urgent is, schakelt direct bij spoedverzoeken en scheidt hoofd- van bijzaken.
- Je werkt proactief en nauwkeurig, denkt vooruit zonder voortdurende aansturing en communiceert helder en professioneel met leidinggevenden.
Eisen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda's en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
- Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau
Pré's
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving
- Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem
- Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken werden geprioriteerd, uitgezet en de opvolging bewaakt
- Bij de onderlinge vergelijking weegt mee: relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten
- Bij de onderlinge vergelijking weegt mee: relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties
Praktisch
- contractvorm: Loondienst of freelance: beide mogelijk
- standplaats_thuiswerken: Zoetermeer
Alleen kandidaten die aantoonbaar aan alle knock-outeisen voldoen worden in behandeling genomen.